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Kompetenzzentrum rund um das Sehen

Diese Hinweise sind eine Zusammenfassung verschiedener Leitfäden für die Erstellung barrierefreier Dokumente.

Dazu gehören:

Inhalt

  1. Grundlagen
    1. Layout und Formatvorlagen
    2. Dokumenteneigenschaften
    3. Grafiken
    4. Tabellen
  2. Hinweise zur Textverarbeitung
    1. Überschriften
    2. Schriftarten und -stile
    3. Absätze und Listen
    4. Sprache
    5. Fremdwörter und Fachbegriffe
    6. Links und Querverweise
    7. Weitere Hinweise zur Textverarbeitung
  3. Barrierefreiheit überprüfen
  4. PDF aus Word erzeugen

Grundlagen

Für Menschen mit einer Seheinschränkung ist es nicht nur wichtig Bilder und andere visuelle Bestandteile in Textform zu beschreiben. Ein gut formatiertes und strukturiertes Dokument ist die Basis für schnelles Verstehen der Informationen sowie für alle weiteren Veränderungen des Dokumentes, wie etwa die Konvertierung in Braille mittels der Software RTFC. Damit die Lesbarkeit durch Screenreader und die Umsetzung der Dokumente in Blindenschrift problemlos verläuft, sollten Sie die folgenden Hinweise beachten.

Barrierefreies Word-Dokument sind:

  • mit dem Screenreader lesbar
  • änderungsfreundlich
  • übersichtlich und gut navigierbar
  • Formate wie Listen, Tabellen und Gliederungen werden angesagt

 

Layout und Formatvorlagen

Beim Erstellen von Dokumenten ist es wichtig den einzelnen Elementen des Inhaltes eine semantische Bedeutung zuzuordnen. Am besten geht dies mit den Formatvorlagen. Dabei handelt es sich um Muster für Überschriften, Absätze, Listen, Tabellen und Ähnliches. Weist man einem Text beispielsweise die Formatvorlage Überschrift zu, bekommt dieser ein einheitliches Aussehen im Dokument zugeordnet und erhält tatsächlich auch die Bedeutung „Überschrift“.

Die Verwendung von Formatvorlagen bildet die Basis für ein gut zugängliches Dokument, achten Sie deshalb immer auf einen logischen Aufbau und nutzen Sie die verschiedenen Ebenen, um das Dokument zu gliedern. Jedes Dokument verfügt über Standardvorlagen, die Sie aber auch ganz individuell an Ihre optischen Ansprüche anpassen können (über den Befehl Alt + Strg + Umschalt + S). Formatvorlagen in MS Word befinden sich unterhalb des Registers Start in der gleichnamigen Gruppe.

Screenreader erkennen Formatierungen wie Aufzählungen und Überschriften und sagen sie dem Leser, inklusive der Überschriftenebene oder Anzahl der Elemente in einer Aufzählung, an. Leser können sich die Überschriften auflisten lassen und durchsuchen. Dies vereinfacht die Navigation durch ein Dokument. Konvertierungstools, die Word-Dokumente in andere Formate wie Braille, HTML oder PDF konvertieren, erkennen die Formatvorlagen ebenso und wenden die richtigen Konvertierungstags auf die Dokumente an. Dies bedeutet, dass zum Beispiel Überschriften in Ihrem Word-Dokument auch im jeweils konvertierten PDF-Dokument ordnungsgemäß als Überschriften erkannt werden.

 

Dokumenteneigenschaften

Wenn Sie ein Dokument beginnen, füllen Sie in der Registerkarte „Datei“ im Dialog „Informationen“ mindestens die Punkte „Titel“ und „Autor“ aus. Hat Ihr Dokument einen Titel, erscheint dieser später als Fenstertitel Ihrer PDF-Datei. Menschen, die auf eine Sprachausgabe angewiesen sind, bekommen den Fenstertitel vorgelesen und wissen folglich um welches Dokument es sich handelt.

 

Grafiken

Vermeiden Sie es, wichtige Informationen alleine durch grafische Bestandteile wiederzugeben oder informative Texte in Bilder einzufügen. Beschreiben Sie komplexe Bilder im Fließtext. Diagramme können in einer Tabelle wiedergegeben werden, Organigramme durch Listen mit mehreren Ebenen.
Wenn Sie Grafiken verwenden, geben Sie möglichst immer kurze Alternativtexte für Grafiken ein (Kontextmenü der Grafik/Alternativtext bearbeiten), welche das Bild oder deren Inhalt beschreiben. Verwenden Sie keine Positionsrahmen und Grafiken, die von Text umflossen werden.

Wenn Sie Grafiken mit Ihrem Dokument verknüpfen, müssen diese im gleichen Verzeichnis wie das Dokument gespeichert werden. Sonst werden die Grafiken nicht mehr gefunden, wenn Dokument und Grafiken in ein anderes Verzeichnis verschoben wurden.

 

Tabellen

Tabellen werden eingesetzt, um Inhalte klar zu strukturieren. Sie sollten niemals für reine Layoutzwecke benutzt werden. Einfache und gut formatierte Tabellen können in Sprache und Braille übersetzt werden. Dafür gilt zu beachten:

Erstellen Sie eine Tabelle nicht optisch durch die Verwendung Rahmen, Linien oder Textfeldern. Assistive Technologien erkennen dies nicht als Tabelle. Nutzen Sie stattdessen das Tabellentool von Word (Registerkarte Einfügen/Tabelle).

  • Verwenden Sie auffällige Strichstärken oder kontrastreiche Farben, um die einzelnen Zellen voneinander zu trennen.
  • Teilen Sie große Tabellen in mehrere, kleine Tabellen auf. Für die Ausgabe in Sprache ist diese Form übersichtlicher.
  • Vermeiden Sie zusammengeführte oder verschachtelte Zellen sowie völlig leere Zeilen oder Spalten. Bildschirmsprachausgaben verfolgen ihre Position in einer Tabelle durch Zählen der Tabellenzellen. Wenn eine Tabelle in einer anderen Tabelle verschachtelt oder eine Zelle zusammengeführt oder geteilt ist, ermittelt die Sprachausgabe möglicherweise eine falsche Anzahl und kann keine hilfreichen Informationen mehr bereitstellen.
  • Innerhalb der Zelle keine Absatzschaltung vornehmen. Bei Zeilenumbruch in der Zelle den Weichen Umbruch mit Umschalt + Enter erzeugen.
  • Weisen Sie Tabellen Tabellenüberschriften zu. Bildschirmsprachausgaben übermitteln diese und verwenden sie zum Erkennen von Zeilen und Spalten (Erste Zeile markieren/Kontextmenü/Tabelleneigenschaften/Register Zeile/Option „Gleiche Kopfzeile auf jeder Seite weiderholen“ aktivieren).
  • Beschreiben Sie den Inhalt und Aufbau der Tabelle in wenigen Worten im Alternativtext und komplexe Tabellen nochmals im Fließtext.

Hinweise zur Textverarbeitung

Überschriften

Überschriften dienen der Strukturierung des Dokumentes und sind die wichtigsten Elemente zur Navigation und Orientierung für blinde Nutzer. Dies kann durch Anzeige des Navigationsbereiches oder der Gliederungsansicht überprüft werden. JAWS Nutzer erreichen dies auch durch Auflistung der Überschriften mit JAWS-Taste + F6.

  • Verwenden Sie für Überschriften ausschließlich die Formatvorlagen „Überschrift 1“ bis „Überschrift 6“, sonst wird es schnell unübersichtlich.
  • Überschriften sollten nicht länger als 100 Zeichen sein, da sie ansonsten von RTFC abgeschnitten werden und das Auslassungszeichen „…“ dahinter gesetzt wird. Darüber hinaus sind kurze und prägnante Überschriften für die Navigation im Dokument besser als lange.
  • Die Nummerierung der Überschriften sollte vom Textverarbeitungsprogramm durch die Formatvorlagen eingefügt werden. Durch die Konvertierung oder das Verbinden mehrerer Dokumente können zusätzliche Abschnitte entstehen, so dass eine manuelle Nummerierung unbrauchbar wird.
  • Das Verwenden von Überschriften-Formatvorlagen in Tabellen kann Probleme bei der Konvertierung mit sich bringen und sollten vermieden werden.
  • Leerzeilen sollten nicht als Überschrift formatiert werden, sondern durch die Formatvorlage „Standard“.
  • Prüfen Sie, ob die Überschriften einer logischen Hierarchie folgen. Auf eine Überschrift Ebene 1 folgt immer die Ebene 2 und so weiter.

Schriftarten und -stile

Für Menschen mit Seheinschränkungen sind die Erkennbarkeit, Unterscheidbarkeit und Offenheit der einzelnen Schriftzeichen von großer Bedeutung. Serifen, die sich berühren, sowie Ligaturen können die Lesbarkeit erschweren. Grundsätzlich werden humanistische Groteskschriften bevorzugt. Dazu zählen beispielsweise „Calibri Regular“, „Verdana“ oder „Myriad Pro Regular“ (Adobe).

Standardtext und Überschriften, sowie spezielle Textteile wie Zitate, sollten sich durch unterschiedliche Formatierungen und entsprechende Abstände deutlich voneinander unterscheiden. Dabei gilt folgendes zu beachten:

  • Nutzen Sie Hervorhebungen durch fette und kursive Schriftarten sowie Farben sparsam und sinnvoll. Achten Sie dabei immer auf ausreichenden Kontrast.
  • Großbuchstaben unterscheiden sich weniger voneinander als Kleinbuchstaben. DAHER LASSEN SICH GANZE SÄTZE IN VERSALSCHREIBUNG SCHLECHTER LESEN als Texte in gemischter Groß- und Kleinschreibung.
  • Unterstreichungen verringern die Erkennbarkeit der Zeichen. Eine Ausnahme gilt für Links, da sich hier die Unterstreichung im Webdesign als Standard etabliert hat.
  • Grundsätzlich gilt, der Zeilenabstand sollte 120% der Schriftgröße betragen. Je länger die Zeilen sind, desto größer sollte der Zeilenabstand gewählt werden.
  • Die Textanordnungen sollten immer der gewohnten Leserichtung entsprechen (waagerecht und von oben nach unten)
  • Ein linksbündiger Flattersatz ist einem Blocksatz durch die unregelmäßigen Wortzwischenräume vorzuziehen.
  • Texte sollten einen Mindestabstand vom 10mm zum Seitenrand und 6mm zu Bildern bzw. zwischen Textspalten aufweisen.

Absätze und Listen

Verzichten Sie auf die Verwendung von Leerzeichen oder mehreren leeren Zeilen sowie das manuelle Eintippen von Nummerierungs- oder Aufzählungszeichen, um Texte optisch zu strukturieren oder Einzüge zu erzeugen. Verwenden Sie stattdessen die vorgegebenen Befehle in der Gruppe „Absatz“ der Registerkarte „Start“. Absatzmarken (Zeilenwechsel mit der Enter-Taste) darf es nur am Ende eines Absatzes geben. Verwenden Sie nicht die Enter-Taste am Zeilenende wie bei einer Schreibmaschine.

Unter der Registerkarte „Seitenlayout/Gruppe Seite einrichten“ finden Sie alle Funktionen für Seitenumbrüche und die Absatzkontrolle.

  • Verwenden Sie die Funktionen der Textverarbeitung für Einzüge und Abstände (Registerkarte Start/Gruppe Absatz), sowie die Funktionen der Textverarbeitung zur Gliederung und Nummerierung (Registerkarte Start/Gruppe Absatz).
  • Verwenden Sie gut lesbare Zeichen als Aufzählungszeichen, wie kleine Kreise oder ein Minus-Zeichen.
  • Soll die Einrückung der Liste nicht übernommen werden, kann die Liste mit Strg + Umschalt + M ausgerückt werden.

Sprache

In der Regel hat Word die Standardeinstellung „Sprache automatisch erkennen“ und Deutsch als Sprache für die Korrekturanwendung. Wenn das Dokument fremdsprachige Wörter enthält, sollten Sie diese entsprechend kennzeichnen. Diese Wörter können dann von der Sprachausgabe im Klangbild der entsprechenden Sprache ausgegeben werden. Ansonsten kann es passieren, dass fremdsprachige Texte mit einer unverständlichen deutschen Betonung vorgelesen werden. Markieren Sie dazu den fremdsprachigen Text, wählen Sie in der Registerkarte „Überprüfen“ die Gruppe „Sprache“ und legen Sie mit dem Befehl „Sprache für Korrekturhilfen“ die entsprechende Sprache fest.

Fremdwörter und Fachbegriffe

Verwenden Sie möglichst allgemein gebräuchliche Begriffe, die von einer breiten Leserschaft verstanden werden. Wo dies nicht möglich ist, sollte ein Glossar zur Erläuterung unbekannter Begriffe hinzugefügt werden.
Bei der Umsetzung in Blindenschrift empfiehlt es sich, schwierige oder weitgehend unbekannte Fremdwörter anzukündigen oder in Vollschrift umzusetzen. Beispielsweise kann es bei medizinischen Lehrbüchern sinnvoll sein, lateinische Begriffe in Vollschrift oder komplett ungekürzt wiederzugeben.

Links und Querverweise

Personen, die eine Sprachausgabe verwenden, können sich eine Liste mit allen Links, die im Dokument verwendet wurden, übersichtlich auflisten lassen. In dieser Liste steht dann der Text, den Sie für einen Link markiert haben und nicht die eigentliche URL. Wichtig ist es daher, einen aussagekräftigen Text zu wählen, den Sie mit dem Link verknüpfen.

  • Schlechtes Beispiel: Klicken Sie hier, um auf die Website des BFW zu gelangen. (10mal das Wort „hier“ zu verlinken, ist nicht hilfreich.)
  • Gutes Beispiel: Gehen Sie zur Website des BFW.

Verwenden Sie in Querverweisen möglichst keine Bezüge auf Seitenzahlen, Abschnittsnummern oder andere Elemente, die es in der Zieldatei nicht geben wird. Ideal sind Verweise auf eine Kapitel- oder Abschnittsüberschrift.

Weitere Hinweise zur Textverarbeitung

  • Nutzen Sie nur allgemeingültige Abkürzungen und schreiben Sie Texte vorzugsweise komplett aus.
  • Vermeiden Sie die wiederholte Verwendung von Frage- oder Ausrufezeichen (!!!) und nutzen Sie stattdessen Worte oder entsprechende Formatvorlagen, um auf besonders wichtige Inhalte hinzuweisen.
  • Rahmenlinien können von RTFC übernommen werden.
  • Kopf- und Fußzeilen aus Dokumenten werden nicht übernommen. Sie sollten daher keine für das Verständnis der Dokumente relevanten Informationen enthalten.

Barrierefreiheit überprüfen

Word bietet unter der Registerkarte Datei/Ausklappliste des Befehls „Auf Probleme überprüfen/Barrierefreiheit prüfen“ eine Barrierefreiheitsprüfung des Dokumentes an. Es öffnet sich ein Baumdiagramm auf der linken Seite des Bildschirmes. Dieses listet alle Fehler und Warnungen, die sich aus diesem Dokument ergeben, auf und gibt zusätzlich nützliche Tipps.

PDF aus Word erzeugen

Sie können Ihr Word-Dokument relativ einfach als PDF speichern, vorausgesetzt Sie haben alle bisher aufgeführten Tipps berücksichtigt. Gehen Sie über die Registerkarte Datei/Speichern unter und wählen Sie hier PDF als Dateityp aus. Im Fenster „Optionen“ sollten im Bereich „Nicht druckbare Informationen einschließen“ alle Optionen aktiviert sein. Mit der Option „Textmarken erstellen mithilfe von: Überschriften“ werden alle Überschriften in Lesezeichen konvertiert, sofern Sie wie hier beschrieben mit Formatvorlagen gearbeitet und Überschriften entsprechend verwendet haben. Lesezeichen sind ein wichtiges Element, um in Dokumenten zu navigieren und sich zu orientieren.